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来年1月から変わる電子取引の保存についてどうすればいい？
こんにちは。税理士法人山下会計事務所の東坂です。今回は、来年1月から電子データでもらうものは、印刷して紙で保存するのではなく、データで保存が必要になります というご案内です。令和3年度の税制改正で「電子帳簿保存法」の改正がありました。「電子帳簿保存法」は大きく次の3種類に区分されています。
①「電子帳簿保存」
②「スキャナ保存」
③「電子取引」
具体的に今後どうすればいいかですが、このうち、①と②に関しては、強制ではありません。③の「電子取引」に関しては、該当するものは一定の要件を満たしたうえで、印刷して紙で保存ではなくデータでもらっているものは、データで保存をすることになります。電子取引の例としては次のようなものがあります。
〇 取引先からメール等でＰＤＦの請求書をもらっている。
〇 Amazonや楽天で備品を購入して領収書をデータでダウンロードしている。
〇 クレジットカードの利用明細をホームページからダウンロードしている。等々
してないようで、しているものも多いのではないでしょうか。保存等を行う場合の要件は、以下のようなものです。
● 電子計算機処理システムの概要を記載した 書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合限定）
● 見読可能装置の備付け等
● 検索機能の確保
● 次のいずれかの措置を行う
① タイムスタンプが付された後の授受
② 原則、速やかにタイムスタンプを付す
③ データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
④ 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
なにか難しそうです。具体的にどうすればいいか、国税庁のQ＆Aからご紹介します。
【問】 妻と2人で事業を営んでいる個人事業主です。 取引の相手方から電子メールにPDFの請求書が添付されて送付されてきました。一般的なパソコンを使用しており、プリンタも持っていますが、特別な請求書等保存ソフトは使用していません。どのように保存しておけばよいですか。
【回答】 例えば、以下のような方法で保存すれば要件を満たしていることとなります。
1. 請求書データ（PDF）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例）2022 年（令和４年）10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000 円の請求書 ⇒「20221031_ ㈱国税商事 _110,000」
2.「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
3. 一定の事務処理規程を作成し備え付ける。
●上記1の代わりに索引簿を作成し、索引簿を使用してデータを検索する方法によることも可能
システムの導入や、タイムスタンプを付与するのはコストがかかります。それはせずに、事務処理規定を作成し、それに基づいたデータ保存を行っていくというのがいいように思います。事務負担も増え大変ですが、来年の改正にむけ準備が必要ですね。
国税庁の参考資料（各種規定等のサンプル）のリンクです。ご参照ください。https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
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