WEB会議システムの利用の仕方

こんにちは。お客様の業務効率化についてお手伝いしている税理士法人山下会計事務所の花尾です。新型コロナウイルスの影響で在宅勤務や顧客対応でWEB会議システムを活用されている方が多いと思います。しかし初めてWEB会議システムを使用した際にトラブルになった方もいらっしゃるのではないでしょうか。そんなWEB会議システムのトラブルにたいして気を付けていただく点をお伝えいたします。

・事前にマイクやカメラのテストを行いましょう。
　WEB会議システムに接続した際にマイクやカメラの設定ができていない場合があります。事前にパソコンのマイクやカメラの設定を確認しておきましょう。パソコンに内蔵されているマイクやカメラの動作が不安定であれば、別途外付けのマイクやカメラの準備を行いましょう。

・背景に気を付けましょう。
　WEB会議システムでカメラを使用する場合、WEB会議をしている自宅や会社の様子が映り込んでしまいます。なるべく壁やカーテンなどが背景になるように、WEB会議時の配置に気を付けましょう。

・一人ずつ順番に話しましょう。
　WEB会議を複数の方で行っているときに複数の人が同時に話すと上手く音声を拾うことができずに、情報の共有が難しくなってしまいます。また、話に入るタイミングがつかみづらいこともあります。WEB会議を行う場合はあらかじめ発言する順番を決めたり、発言を行う時の合図を決めたりしておきましょう。

・雑音に注意しましょう。
　WEB会議に使用するマイクは小さな雑音も拾ってしまいます。そういった雑音はWEB会議の大きな妨げになります。WEB会議を行う場所は個室を使用したり、発言を行わない場合はマイクをミュートにしたりなど工夫をしてみましょう。

WEB会議システムを行う際にこのような点に注意することで快適に進めることができます。もしWEB会議システムでお困りの方がありましたら、ぜひ税理士法人山下会計事務所までご連絡をお願いします。
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