業務の標準化をしましょう

こんにちは。中小企業の業務効率化を推進しております税理士法人山下会計事務所の花尾です。
昨今働き方改革などで業務の効率化が多く取り上げられています。その中で業務の標準化を進める動きが活発になっていますが、業務の標準化とはどのようなものか具体的に理解されている方は少ないのではないでしょうか。
今回は業務の標準化について説明をさせていただきます。

一般的に標準化とは工業製品などの仕様や規格を同じものに統一することですが、業務の標準化では複数の業務の中から共通している箇所を見つけることが重要となります。
例えば商品を売り上げる場合、それぞれのお客様について話す内容や連絡方法は違っていますが、納品書や請求書は必ずエクセルを使用して作成するとします。この場合、商品の売り上げを行うプロセスのうち納品書や請求書の作成は業務の標準化を行うことが可能です。納品書や請求書をエクセルで作成する場合に、個々人の作成方法に任せるのではなく、決まったテンプレートを用意して入力欄を少なくしたり、自動計算を行うようにエクセルのテンプレートを変更したりすれば社内の業務時間や作成ミスを一気に少なくすることができます。

業務の標準化を行うことができれば、その標準化した業務を専用のソフトウェアを導入したり、ＡＩによる自動化を推進したりすることにより、さらに効率化を進めることができます。
ただし業務の標準化には現在行っている業務プロセスの洗い出しが必要になりますので、情報収集や業務マニュアルの作成に時間がかかることにご注意ください。
業務の標準化についてご相談がございましたら山下会計事務所までご連絡よろしくお願いいたします。