書類の電子化をしてみましょう

こんにちは。業務効率化を推進しています税理士法人山下会計事務所花尾です。
事業者の方のお悩みの中でよく耳にしますのが書類の整理ができないというものです。
見積書や請求書、社内での打ち合わせメモ、ファックスなど紙で作成した資料が年々積み重なり目的の書類を探すだけでたくさんの時間がかかってしまいます。
そういったことでお悩みの方は一度書類の電子化を試してはいかがでしょうか。
とは言ってもどのように進めればいいか分からない方もいらっしゃると思いますのでいくつか電子化の方法をお伝えします。

１.スキャナの使用による電子データーへの変換
今紙の書類をスキャナの使用により電子データーに変換します。
電子データーに変換することでパソコン内に書類が保存でき、手元に紙を置く必要がありませんので机の周りがすっきりします。
またパソコンの検索機能を使用することにより目的の書類を素早く探すことができ時間短縮になります。

２.メールやチャットの活用
　相手先との連絡にファックスを使用されている方も多いと思いますが、送る方も受け取る方も紙を使用することになります。
この連絡方法をメールやチャットなどインターネットを使用した方法に変更することにより紙の使用量を少なくすることができます。
またファイルを添付することができますので、より多くの情報を１回で送ることができます。
ファックスを受け取る場合も複合機によっては電子データーに変換して受け取れる機能もありますので、そういった機器の導入も有効です。

３.電子文書管理ソフトの導入
　請求書や見積書などを作成する際に何度もやり直しをして紙を思ったより使ってしまったことは無いでしょうか。Docuworksのような電子文書管理ソフトを導入すると、これから作成する書類も全て電子データーで保存することができます。
下書きは電子データーで何度も編集してお客様にお渡しするものだけ紙で印刷するといった活用ができ、プリンタで印刷する紙の消費をぐんと減らすことができます。

書類の電子化をして業務の効率化をがんばりたい方はぜひお試しください。
少し不安だなと感じる方は税理士法人山下会計事務所でサポートもさせていただきますのでお気軽にご連絡ください。