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ペーパーレスのメリット
こんにちはペーパーレスを推進しています。税理士法人山下会計事務所の高馬です。
ペーパーレスと聞いて、現実に業務から紙をなくすことが難しいと思われている方もまだまだ多いかと思います。
弊社では基本的にはパソコン上で資料作成等を行いますが、やはりお客様からお預かりする書類は紙が一番多くなります。
そこでお預りした資料をスキャンし、データ化していつでもパソコンで見られる状態にしています。
スキャンによるペーパーレスを行うことのメリットは
1.保管の場所がいらない
10年前、20年前の資料をいつか使うかもしれないという理由だけで置いていたりしませんか？スキャンしておくことで廃棄したあとでもいつでも確認することができます。
2.検索が早い
パソコンの検索機能やフォルダの分類をルール付けしておくことでいつでも必要な資料を呼び出すことができます。
3.座ったままできる
これが意外と重要で、書類を探す為に色々な場所をウロウロする必要もなくなります。保管してある場所が2か所以上あるようなときにはとくに実感します。
ただし、留意点として、
1.スキャン作業が手間
特にきっちり保管されているお客様はレシート等を一つ一つ糊付けをしていて保管されていますので、スキャンすることがなかなか難しい場合があります。
→スキャナーによっては、ホチキス止めや糊付けをせずバラバラの大きさの領収書の紙の束の状態で、自動でスキャンをとっていけるものもあります。
2.データバックアップが必須
大量の書類をスキャンしたあと、いざ使う時に限ってパソコンのHDDが壊れてしまい、見れなくなってしまうなんてこともあります。
バックアップもしっかりとり、いざという時に備えておきましょう。
3.管理・運用ルール作り
始めてみたもののうまくいかないことが通常です。管理・運用ルール作りに時間をかけないと軌道にのりません。
弊社ではこういったスキャンに関する様々なお悩みにもアドバイスさせていただきます。
他にもペーパーレスを進めていく上で考えていかないといけないところが多くありますが、また別の機会にご紹介させていただきます。
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カテゴリ：ペーパーレス
